V praksi se pogosto pojavlja vprašanje, ali lahko šola že ob vpisu ali na začetku šolskega leta od staršev vseh učencev oziroma dijakov pridobi splošno soglasje za morebitno kasnejšo obravnavo otroka v okviru šolske svetovalne službe. Takšna praksa z vidika varstva osebnih podatkov ni ustrezna, če soglasje ni vezano na konkretno situacijo, jasno določen namen in dejansko potrebo po obravnavi.

Soglasje za obravnavo v svetovalni službi ne bi smelo biti pridobljeno vnaprej »za vsak primer«, temveč šele takrat, ko nastopi razlog oziroma okoliščina, zaradi katere učenec ali dijak dejansko potrebuje pomoč, podporo ali svetovanje. Le v takšnem primeru je mogoče staršem oziroma zakonitim zastopnikom ustrezno pojasniti in konkretizirati, za kakšen namen se bodo podatki v svetovalni službi obdelovali. Skladno s pravili o zbiranju in varstvu podatkov mora biti namen obdelave osebnih podatkov v okviru svetovalne pomoči konkretno opredeljen, saj splošna in vnaprejšnja privolitev ne zagotavlja zadostne preglednosti in informiranosti posameznikov. 

Šole morajo zato pri pridobivanju soglasij ravnati premišljeno in razlikovati med splošnim obveščanjem staršev o delu svetovalne službe ter dejanskim soglasjem za konkretno obravnavo otroka. Starše je seveda dopustno že ob začetku šolskega leta seznaniti z delovanjem svetovalne službe, njenimi nalogami in možnimi oblikami pomoči, vendar to ne pomeni, da je hkrati dopustno pridobiti tudi splošno soglasje za vse morebitne prihodnje obravnave.

Ustrezneje je, da šola soglasje pridobi ob nastanku konkretne potrebe, ko so okoliščine znane in je mogoče jasno določiti namen ter obseg obdelave osebnih podatkov. Tak pristop zagotavlja večjo pravno varnost, varuje zasebnost otrok in staršev ter omogoča skladnejše delo svetovalne službe.