Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti stranke, partnerje, sodelavce, zaposlene ter druge uporabnike (v nadaljevanju: posameznik), ki sodelujejo z DATAINFO.SI, d.o.o. (v nadaljevanju: podjetje) o namenih in pravnih podlagah, varnostnih ukrepih ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naše podjetje.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Vaše osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: Splošna uredba)) in veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov (Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Ur. l. RS, št. 94/07)) in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije za posameznike, na kak način naše podjetje kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag, ki jih opisujemo v nadaljevanju.

Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov je podjetje:

DATAINFO.SI, d.o.o.

Naslov: Tržaška cesta 85, 2000 Maribor, Slovenija

Kontakt: Benjamin Lesjak

E-pošta: info(afna)datainfo.si

Telefon: (02) 620 43 00

Pooblaščena oseba

V skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe pooblaščene osebe nismo imenovali, če pa imate kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, se lahko vedno obrnete na nas na info(afna)datainfo.si.

Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (v nadaljnjem besedilu: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

Podjetje zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih zakonitih podlagah:

  • obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
  • obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
  • obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  • obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov;
  • posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
  • obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

Osebne podatke obdelujemo za namene svetovanja vam in našim strankam, kar zajema tudi sodelovanje na sestankih ali v telefonskih razgovorih oziroma preko e-storitev.

Podatke obdelujemo tudi v okviru priprave izplačil plač, bonitet, potnih stroškov in drugih ugodnosti, upravljanja in načrtovanja kadrovskih kapacitet, usposabljanja in razvoj kadrov, načrtovanja napredovanja in nasledstva,

Podatke obdelujemo tudi v za morebitno obrambo v pravdnih in drugih pravnih postopkih in zagotavljanja skladnosti, kar vključuje skladnost z zahtevami državnih organov po osebnih podatkih, skladnost z davčnimi postopki,  za zagotavljanje varnosti pri delu ipd. Lahko jih uporabimo za interno poročanje, ob revizijah in v drugih pravnih zadevah v okviru običajnih namenov poslovanja.

Podatke lahko uporabimo tudi za izboljševanje storitev, kar zajema prepoznavanje težav pri obstoječih storitvah, načrtovanje izboljšav obstoječih storitev, oblikovanje novih storitev. Pri tem si lahko pomagamo tudi z anketiranjem.

Izpolnitev zakonske obveznosti oziroma opravljanje naloge v javnem interesu

Zakonodaje, ki ureja zaposlitev oz sodelovanje v podjetju, ureja pravice in obveznosti zaposlenih ter drugih sodelavcev podjetja, npr. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) ali Zakon o delavnih razmerjih (ZDR-1). Na tej osnovi naše podjetje obdeluje osebne podatke zaposlenih in drugih sodelavcev podjetja. V omejenih primerih je v podjetju možna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.

Izvajanje pogodbe

V primeru, ko s podjetjem sklenete pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Vaše osebne podatke moramo obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, podjetje ne more skleniti pogodbe, prav tako vam podjetje ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Ravno tako smemo na podlagi Zakona o elektronskih komunikacijah pogodbene stranke obveščati o vsebinah, storitvah in izdelkih. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na info(afna)datainfo.si ali z redno pošto na naslov podjetja.

Zakoniti interes

Podjetje lahko osebne podatke obdeluje na podlagi zakonitega interesa, za katerega si podjetje prizadeva. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa podjetje vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.

Tako lahko posameznike občasno obveščamo o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah preko elektronske pošte, preko telefonskih klicev in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na info(afna)datainfo.si ali z redno pošto na naslov podjetja.

Obdelava na podlagi privolitve

V kolikor podjetje nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, opravljanja javne naloge, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

  • naslov elektronske pošte za namen obveščanja in komunikacije (novice, ugodnosti, nagradne igre itd.),
  • dodatne informacije o stranki, za posamezne vnaprej določene namene,
  • druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in sedaj tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na info(afna)datainfo.si ali z redno pošto na naslov organizacije.

Vrste osebnih podatkov

V skladu s zakonitimi podlagami lahko obdelujemo primeroma te vrste osebnih podatkov:

  • Podatki o zaposlenih in drugih sodelavcih (ime, priimek, stalni in začasni naslov, rojstni datum, spol, domači in služben telefon ali GSM, služben in zaseben elektronski naslov, Linkedin naslov oz. profil oz. drug podoben profil, Skype ali drug podoben naslov in fotografije, povezane z delom, davčna, matična številka, številke in podatki iz osebnih dokumentov (v kolikor je potrebno), številka delovnega dovoljenja (v kolikor je potrebno) in druge identifikacijske številke, podatki o zaposlitvah, trajanju zaposlitev vključno z datumi, podatki o delodajalcu in preteklih delodajalcih, krajih zaposlitve, podatki o izobraževanjih in usposabljanjih, podatki o priznanjih, certifikatih in licenca ter drugi z delom povezani podatki).
  • Podatki o strankah (ime, priimek, naslov, telefon, elektronski naslov, profili na družabnih omrežjih, informacije o nakupih ipd.)
  • Podatki o drugih uporabnikih oziroma fizičnih osebah (ime, priimek, naslov, telefon, elektronski naslov, profili na družabnih omrežjih ipd.).

O posameziku si lahko v podjetju ustvarimo nove osebne podatke in  sicer so to lahko npr. evidence razgovorov in sestankov, ki smo jih opravili.

Hramba in izbris osebnih podatkov

Podjetje bo hranilo osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor podjetje podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo podjetje hranila za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za časa izobraževanja v organizaciji, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno.

Osebne podatke, ki jih podjetje obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, podjetje hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in organizacijo do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani podjetje podatke še 5 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora.

Tiste osebne podatke, ki jih podjetje obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo podjetje hranilo do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Podjetje lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko podjetje zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov.

Po preteku obdobja hrambe upravljavec osebne podatke učinkovito in trajno izbriše ali anonimizira, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

Podjetje lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tem dokumentu.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje ponudnik so predvsem:

  • računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
  • vzdrževalci informacijskih sistemov;
  • ponudniki videonadzora;
  • ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr. Arnes, Microsoft, Google);
  • ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram ipd.).

Podjetje v nobenem primeru ne bo posredovalo osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam.

Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil podjetja in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Podjetje kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri čemer so pogodbeni obdelovalci iz ZDA vključeni v program Zasebnostnega ščita EU-ZDA (Privacy Shield). Več o Zasebnostnem ščitu EU-ZDA piše Informacijski pooblaščenec.

Varovanje podatkov in točnost podatkov

Podjetje skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu vaših osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščitene z geslom.

Sami ste odgovorni, da nam svoje osebne podatke posredujete varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Trudili se bomo, da bodo vaši osebni podatki, ki jih obdelujemo, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko na vas obrnemo za potrditev točnosti vaših osebnih podatkov.

Pravice posameznika glede obdelave podatkov

V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

  • Zahtevate lahko informacije o tem, ali imamo osebne podatke o vas in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo.
  • Zahtevate dostop do svojih osebnih podatkov, kar vam omogoča, da prejmete kopijo osebnih podatkov, ki jih imamo o vas ter preverite, ali jih obdelujemo zakonito.
  • Zahtevate popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov.
  • Zahtevate izbris vaših osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavljate svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave.
  • Ugovarjate nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se zanašamo na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani z vašim posebnim položajem; ne glede na določilo prejšnjega stavka imate pravico kadarkoli ugovarjati, če obdelujemo vaše osebne podatke za namene neposrednega trženja.
  • Zahtevate omejitev obdelave vaših osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov o vas, na primer, če želite, da ugotovimo njihovo točnost ali preverimo razloge za njihovo nadaljnjo obdelavo.
  • Zahtevate prenos vaših osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo.
  • Prekličete privolitev oziroma soglasje, ki ste ga podali za zbiranje, obdelavo in prenos vaših osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da ste umaknili svojo privolitev, bomo prenehali obdelovati vaše osebne podatke za namene, ki ste jih prvotno sprejeli, razen če nimamo druge zakonite pravne podlage za to, da to storimo zakonito.

Če želite uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, pošljite zahtevek po elektronski pošti na info(afna)datainfo.si ali z redno pošto na naslov organizacije: naslov.

Dostop do vaših osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za vas brezplačno. Vendar pa lahko zaračunamo razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko  zahtevo tudi zavrnemo.

V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bomo morda morali od vas zahtevati določene informacije, ki nam bodo pomagale pri potrditvi vaše identitete, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova lahko uporabite tudi obrazec Informacijskega pooblaščenca, ki je dosegljiv na njihovi spletni strani. Povezava.

V primeru, da menite, da so vaše pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrnete na nadzorni organ oz. na informacijskega pooblaščenca. Povezava.

Če imate kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, se lahko vedno obrnete na nas elektornsko na info(afna)datainfo.si ali z redno pošto na naslov organizacije.

Objava sprememb

Vsaka sprememba naše politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na naši spletni strani. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov je sprejela odgovorna oseba podjetja dne, 25.5.2018