Pri nekaterih strankah smo zasledili, da se ob zaposlitvi novih zaposlenih velikokrat pozabi na dokumentacijo, ki jo je potrebno urediti na področju varstva osebnih podatkov. Preden novo zaposleni nastopi z delom, mu moramo omogočiti, da se (v ustreznem roku) seznani z vsemi veljavnimi predpisi, ki veljajo v organizaciji, vključno s Pravilnikom o varstvu osebnih podatkov. Po tem, ko se je novozaposleni imel možnost seznaniti z vsebino Pravilnika o varstvu osebnih podatkov mu v podpis predložimo Izjavo o seznanitvi s pravili varstva osebnih podatkov. Zaposlenemu ne smemo pozabiti predložiti tudi Obvestila o obdelavi osebnih podatkov v organizaciji, s katerim ga seznanimo s pravno podlago obdelave osebnih podatkov, z njegovimi pravicah glede obdelave osebnih podatkov ter z naslovom na katerega lahko naslovi svoja vprašanja. Obvestilo mu lahko izročimo osebno ali po elektronski pošti, oziroma ga z njim seznanimo z objavo na oglasni deski. V kolikor želimo od zaposlenega za namen posredovanja nujnih sporočil pridobiti tudi njegovo zasebno telefonsko številko in/ali zasebni elektronski naslov, mu v podpis predložimo Izjavo zaposlenega za posredovanje podatkov. Na tem mestu vas opominjamo, da je podaja soglasja popolnoma prostovoljna in je od zaposlenega ne moremo zahtevati. V kolikor zaposleni svoje zasebne številke ne želi podati, dostopnost pa je nujna za opravljanje delovnih nalog, mu lahko dodelite službeni telefon. Na istem soglasju se lahko zaposleni izjavi še o fotografiranju oziroma snemanju ter objavi  posnetkov v namen dokumentiranja dejavnosti organizacije. Od trenutno zaposlenih pa ne smemo pozabiti pridobiti še izjavo o tem, ali želijo da jih ob posebnih priložnostih kontaktiramo tudi po prenehanju delovnega razmerja. Pri tem vas opozarjamo še na načelo najmanjšega obsega podatkov, v skladu s katerim zbiramo samo tiste podatke (oziroma soglasja), ki jih nujno potrebujemo. Vsi vzorci naštetih dokumentov so vam dostopni na oblaku, na povezavi: https://datainfo.si/dokument/.