Vpisni list za osnovno šolo je vsebinsko vezan na podatke, ki jih sme šola obdelovati za namen vpisa in izvajanja osnovnošolskega izobraževanja. Šola sme kot obvezne podatke zahtevati tiste podatke o otroku in starših, ki jih izrecno določa 95. člen Zakona o osnovni šoli, pri čemer je pravna podlaga za to obdelavo izpolnjevanje zakonske obveznosti.
Pri DATAINFO.SI smo za ta namen pripravili navodila za vpisovanje podatkov o otrocih in njihovih starših v šolsko dokumentacijo.
Zbirka podatkov o otrocih, vpisanih v osnovno šolo, se vzpostavi ob samem vpisu, ki poteka februarja pred vstopom otroka v osnovno šolo, kot določa 7. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja. Ob vpisu pooblaščeni delavec (svetovalni delavec ali druga oseba, ki jo pooblasti ravnatelj) v vpisni list vnese podatke, ki izhajajo iz evidence šoloobveznih otrok, in sicer: ime in priimek, EMŠO, naslov prebivališča, kraj in država rojstva ter državljanstvo otroka, ter podatke o starših, in sicer ime in priimek ter naslov prebivališča. Pooblaščeni delavec podatke preveri v razgovoru s starši in jih po potrebi preveri tudi z vpogledom v identifikacijski dokument ali uradne evidence.
Po vključitvi otroka v šolo, ob začetku šolskega leta, ko ta pridobi status učenca, se obseg podatkov razširi na tiste, ki so nujni za izvajanje vzgojno-izobraževalnega procesa. V vpisni list in drugo predpisano šolsko dokumentacijo se tako vnesejo še dodatni podatki o učencu, kot so spol, pripadnost romski skupnosti, oddelek in razred, podatek o izobraževanju na domu ter zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za delo z učencem. Hkrati se dopolnijo tudi kontaktni podatki staršev oziroma skrbnikov, in sicer davčna številka, elektronski naslov ter telefonska številka za nujno komunikacijo v času, ko je učenec v šoli. (9. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja).
Takšna razmejitev je pomembna z vidika načela najmanjšega obsega podatkov, saj se ob vpisu zbirajo le podatki, potrebni za identifikacijo in vzpostavitev evidence, dodatni podatki pa se obdelujejo šele ob dejanski vključitvi učenca v vzgojno-izobraževalni proces, ko postanejo nujni za njegovo izvajanje.
