Na Informacijskega pooblaščenca je bilo naslovljeno vprašanje glede pravice zaposlenega, da po koncu delovnega razmerja, pregleda svoj službeni elektronski poštni predal.
Informacijski pooblaščenec je pojasnil, da Splošna uredba v primeru elektronske pošte varuje predvsem t.i. prometne podatke npr. elektronske naslove, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo in od katerih je sporočilo prejel; datum in čas pošiljanja in prejema sporočila; zadeva sporočila in drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom – priponka, velikost, itd. Sama vsebina elektronskih sporočil pa predstavlja komunikacijsko zasebnost, kot jo določa 37. člen Ustave Republike Slovenije.
Ko govorimo o podatkih, ki se nahajajo na službeni elektronski pošti gre torej za kolizijo dveh pravic, in sicer pravice delodajalca, ki ima pravico do oblasti nad svojimi delovnimi sredstvi, torej pravico, da nadzira ali je ta oprema uporabljena skladno z namenom, za katerega je bila zaposlenemu dana v uporabo ter pravico delavca do zasebnosti na delovnem mestu.
Ob prenehanju delovnega razmerja pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v primeru elektronske pošte preneha, kar pomeni, da mora delodajalec elektronsko pošto, ki se glasi na ime zaposlenega (npr. ime.priimek@podjetje.si) deaktivirati. Delodajalec mora vnaprej predpisati postopanje z neaktivnimi predali elektronske pošte nekdanjih zaposlenih (npr. vsebina se ali izbriše ali pa se arhivira). Zaradi kontinuitete dela se je z zaposlenim smiselno dogovoriti, da se pomembna sporočila prenese v skupni službeni predal. Delodajalec mora zaposlenemu omogočiti, da iz službenega računalnika in elektronske pošte prenese oziroma izbriše svoja zasebna sporočila oz. dokumente zasebne narave ter da svoje kontakte obvesti o ukinitvi elektronskega naslova.
Skupinski elektronski naslovi npr. info@podjetje.si se ob odhodu zaposlenega ne deaktivirajo, vsekakor pa mora imeti zaposleni, ki je ta elektronski naslov uporabljal, možnost, da iz njega odstrani morebitna zasebna sporočila.
Celotno mnenje Informacijskega pooblaščenca številka 07121-1/2023/1196 z dne 22.09.2023 je dostopno tukaj.
Ob odhodu zaposlenega ne pozabite izpolniti primopredajnega zapisnika, vzorec katerega vam je kadarkoli dostopen na našem Portalu za varstvo osebnih podatkov.
