Na Informacijskega pooblaščenca je bilo naslovljeno vprašanje glede dopustnosti uporabe aplikacije za beleženje delovnega časa, ki si jo mora zaposleni naložiti na služben telefon ali računalnik in na zahtevo delodajalca ob beleženju prihoda na delo in odhoda z dela na napravi vklopiti lokacijo, da je vidna delodajalcu ob vsaki registraciji statusa. V aplikaciji je tudi ves čas vsem zaposlenim razviden seznam vseh zaposlenih in njihov zadnji status.
Informacijski pooblaščenec pojasnjuje, da je za obdelavo osebnih podatkov v okviru vodenja evidence o izrabi delovnega časa pravna podlaga izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca, kot določa točka c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) namreč določa delodajalčevo obveznost vodenja evidence in njeno vsebino. Informacijski pooblaščenec na tem mestu opozarja, da je potrebno razlikovati med obveznostjo evidentiranja izrabe delovnega časa in upravičenostjo spremljanja delavčeve lokacije. ZEPDSV v 18. členu natančno določa, katere podatke mora delodajalec dnevno vpisovati v evidenco za posameznega delavca, vendar ta določba ne določa obveznosti evidentiranja lokacijskih podatkov.
Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v zvezi s spremljanjem lokacije delavca bi lahko predstavljal prvi odstavek 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1), ki dopušča obdelavo osebnih podatkov zaposlenih, če je to določeno z zakonom ali je potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, v povezavi s točko (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, ki dovoljuje obdelavo, ki je potrebna za izvajanje pogodbe o zaposlitvi. S tem je povezana tudi delavčeva obveznost iz 38. člena ZDR-1 glede obveščanja delodajalca o bistvenih okoliščinah, ki vplivajo na izpolnjevanje njegovih pogodbenih obveznosti, in kadar je delavec s strani delodajalca napoten na terensko delo, bi lahko imel delodajalec pod določenimi pogoji pravico preveriti, ali je delavec ob dogovorjenem času na dogovorjenem mestu.
Informacijski pooblaščenec pa na tem mestu opozarja, da aplikacija lokacije naj ne beleži zmeraj, saj bi v tem primeru morale biti podane izjemne okoliščine in upoštevano načelo sorazmernosti, saj tak ukrep pomeni hud poseg v delavčevo zasebnost in da tak ukrep ne sme biti uporabljen z namenom nadzora zaposlenih.
Vpogledovanje delavcev v podatke o prisotnosti drugih delavcev je dopustno, če je takšno obveščanje potrebno in povezano z delom, ki ga delavec opravlja, ter zaradi tega sestavni del poslovanja in je povezano z dolžnostjo delodajalca, da delavcem zagotovi pravico do obveščenosti. To bi v določenih primerih lahko veljajo tudi za informacijo o statusu trenutne prisotnosti (zadnji registrirani dogodek), pri čemer najverjetneje ni razloga, da bi bil viden tudi čas, ko se je tak status začel.
Celotno mnenje Informacijskega pooblaščenca številka 07121-1/2023/1427 z dne 15. 11. 2023 je dostopno tukaj.
