Na Informacijskega pooblaščena je bilo naslovljeno vprašanje, ali lahko delodajalci že ob prijavi na delovno mesto zahtevajo določene osebne podatke kandidatov. Informacijski poblaščenec je pojasnil, da mora imeti delodajalec za vsako obdelavo osebnih podatkov kandidatov zakonito in ustrezno pravno podlago, kot to določata Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) in Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2). To pomeni, da sme delodajalec zbirati in uporabljati le tiste osebne podatke, ki so nujno potrebni za namen obdelave, pri čemer mora spoštovati načelo najmanjšega obsega podatkov – zbirati se sme le tisto, kar je ustrezno, relevantno in omejeno na namen obdelave.

IP poudarja, da mora delodajalec sam presoditi, katera pravna podlaga je v posameznem primeru ustrezna, in prevzema odgovornost za zakonitost obdelave. V praksi obdelava osebnih podatkov na podlagi privolitve kandidata praviloma ni ustrezna, saj je kandidat v razmerju do delodajalca šibkejša stranka in pogosto ne more svobodno odkloniti privolitve brez posledic.

Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) v 28. členu določa, da sme delodajalec zahtevati le podatke in dokazila, ki so v neposredni zvezi z delovnim mestom, ne pa tudi osebnih podatkov, kot so podatki o družinskem stanju, nosečnosti ali načrtovanju družine, razen če so ti podatki nujni za delovno razmerje. V 29. členu ZDR-1 je določeno, da je kandidat dolžan predložiti dokazila o izpolnjevanju pogojev za delo in obvestiti delodajalca o vseh znanih dejstvih, pomembnih za delovno razmerje, ter o okoliščinah, ki bi lahko vplivale na njegovo zmožnost za opravljanje dela ali varnost drugih.

Glede na navedeno IP meni, da je z vidika varstva osebnih podatkov bolj primerno, da kandidat občutljivejša dokazila ali podatke predloži šele v kasnejši fazi zaposlitvenega postopka, na primer ob povabilu na razgovor ali pred podpisom pogodbe, ko so potrebe in zahteve bolj jasno določene.

Delodajalec mora v skladu s 30. členom ZDR-1 neizbranega kandidata pisno obvestiti o tem, da ni bil izbran, in mu na njegovo zahtevo vrniti vsa predložena dokazila, zlasti če gre za originalne dokumente. Kandidat ima pravico v 30 dneh po prejemu obvestila o neizbiri zahtevati sodno varstvo, če meni, da je bil diskriminiran.

Sklepno IP poudarja, da mora delodajalec vedno skrbno pretehtati, katere osebne podatke zahteva in v kateri fazi postopka, pri čemer mora spoštovati načelo sorazmernosti in zakonitosti obdelave. Občutljivejše informacije naj se zbirajo šele, ko za to obstaja jasna potreba, in ne že ob sami prijavi na delovno mesto.

Celotno mnenje Informacijskega pooblaščenca je dostopno tukaj.