Informacijski pooblaščenec (IP) je v mnenju številka 07121-1/2025/366 obravnaval vprašanje o vpogledu delodajalca v službeni e-poštni predal delavke, ki je na letnem dopustu. V mnenju je IP pojasnil, da je vpogled v e-poštni predal dovoljen, če gre za skupni predal, ki ga uporablja več delavcev za delovne naloge. V tem primeru je pričakovana zasebnost minimalna, zato vpogled v sporočila v takem predalu ni sporen. Vendar pa, če gre za osebni službeni e-naslov, je vpogled v predal med odsotnostjo zaposlenega problematičen, saj lahko delavec na ta naslov prejema tudi zasebna sporočila, kar krši pravico do zasebnosti.
IP opozarja, da v takšnih primerih delodajalec ne bi smel omogočiti dostopa do e-poštnega predala brez ustreznega razloga, ker to predstavlja kršitev varstva osebnih podatkov in tajnosti komunikacij. IP tudi pojasnjuje, da obstajata dve boljši rešitvi za obvladovanje komunikacije v času odsotnosti zaposlenega:
- Uporaba skupnega e-poštnega predala: Delodajalec naj uporablja skupni e-poštni predal, na katerega se kopirajo ključna poslovna sporočila. S tem lahko drugi zaposleni nemoteno nadaljujejo delo brez posega v zasebnost.
- Nastavitev avtomatskega odgovora v odsotnosti: Zaposleni naj pred odhodom na dopust nastavi samodejni odgovor na svojem e-poštnem predalu, ki obvešča pošiljatelje o odsotnosti in preusmeri morebitna sporočila na drug naslov za nujne zadeve. Takšen pristop omogoča, da se pomembne službene naloge obravnavajo, brez da bi prišlo do posega v osebno komunikacijo zaposlenega.
Celotno mnenje Informacijskega pooblaščenca je na voljo tukaj.
