Informacijski pooblaščenec (IP) je prejel vprašanje o zakonitosti snemanja ustnih obravnav, ki jih vodi agencija v skladu z Zakonom o splošnem upravnem postopku (ZUP), z namenom pretvorbe posnetkov v zapisnik s pomočjo umetne inteligence, ter snemanja sej sveta agencije in posvetovalnih teles.
IP pojasnjuje, da snemanje obravnav v upravnem postopku ni dovoljeno, razen če to izrecno določa zakon, kot je ZUP. Čeprav snemanje ni dovoljeno, uradna oseba lahko narekuje zapisnik na elektronski nosilec zvoka, kar omogoča 76. člen ZUP. Pri tem je pomembno, da se ob koncu dejanja udeležence obravnave pozove, da potrdijo vsebino zapisnika na nosilcu zvoka. Privolitev posameznikov za snemanje ni ustrezna pravna podlaga, saj ZUP in Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) določata, da za oblastne postopke v javnem sektorju veljajo posebna pravila, kjer privolitev ni mogoča.
IP poudarja, da je pretvorba posnetkov v pisne zapisnike s pomočjo umetne inteligence sicer dovoljena, vendar prinaša določena tveganja. Pri uporabi umetne inteligence je nujno spoštovati vse določbe Splošne uredbe o varstvu podatkov, zlasti glede varnosti osebnih podatkov, omejitve namena obdelave in pravic posameznikov. IP svetuje tudi, da se v takšnih primerih izvede ocena učinka na varstvo podatkov. Dodatno opozarja na prihajajoči Akt o umetni inteligenci, ki bo začel veljati med letoma 2025 in 2027 in bo uvedel dodatne zahteve glede uporabe umetne inteligence.
Glede snemanja sej sveta agencije in posvetovalnih teles IP pojasnjuje, da mora biti snemanje primarno urejeno v aktih zadevne institucije, na primer v poslovniku. Snemanje je lahko pravno utemeljeno na dveh podlagah: privolitvi posameznikov ali potrebnosti obdelave zaradi izvajanja javnih nalog. Privolitev mora biti specifična, informirana, prostovoljna in podana pred snemanjem, pri čemer lahko zadošča, da je privolitev vključena že v aktih institucije, če so ti javno dostopni in jasno opredeljeni. IP priporoča, da se udeležence sej pred začetkom snemanja dodatno opozori na snemanje, bodisi z besedilnim obvestilom bodisi vizualno.
Pri uporabi umetne inteligence za pretvorbo zvočnih posnetkov v pisne zapisnike v okviru sej veljajo enake obveznosti kot pri obravnavah. Institucija mora zagotoviti, da se pri obdelavi osebnih podatkov upoštevajo vsi potrebni varnostni ukrepi in da so udeleženci sej ustrezno obveščeni o načinu obdelave podatkov, vključno s potencialnimi tveganji, ki jih prinaša uporaba umetne inteligence.
Celotno mnenje Informacijskega pooblaščenca št. 07120-1/2024/266, z dne 24.07.2024 je na voljo tukaj.
